《專注力——少幹擾工作模式》讀書筆記

作者：蒼春波

      内容梗概——

      在100%的工作時間裡都處于高度專注的模式，這是不可能的，因此，在每天的其他時間段裡，我們還應學會享受減少分心物帶來的益處。要弄清應該對哪些分心物進行控制，你可以問問自己：一天當中，哪些分心物會幹擾自己的專注度，不值得為它損失20分鐘以上的效能？完全屏蔽這些分心物是不可能的，而且你可能也不想這麼做，但你要更謹慎地應對那些幹擾工作的分心物。 電子郵件就是一個需要控制但不用屏蔽的分心物的典型。電子郵件是一頭怪獸：它吞噬的注意力比吞噬的時間要多得多（會議則剛好相反，它更多地消耗的是時間而非注意力）。完全屏蔽電子郵件，這顯然很不現實，但你可以盡量謹慎地選擇查看電子郵件的時間。這樣一來，你就可以重新控制自己的注意力。激活電子郵件提醒功能，你就是在允許你的同事幹擾你的專注力——收到電子郵件提醒通知，你就會失去控制力。提前決定何時查看電子郵件，意味着你對自己的注意力保持着控制，拒絕陷入自動模式。

      為電子郵件、會議、智能手機、社交媒體等分心物設定具體的關注時間，你就可以将它們由分心物變為滿足特定目的的工作和生活的要素。科技産品是為了方便我們自己，而不是為了方便别人來幹擾我們。每天都有無數的事情在争奪我們的注意力。我下面挑選的，是最常見的五大“痛點”：不斷冒出來的消息提醒、智能手機（以及其他讓人分心的電子設備）、電子郵件、會議、互聯網。

      消息提醒 我在前面推薦了一種做法：取消所有電子設備的消息提醒設置；對于那些不是生活中不可或缺的消息提醒，我們可以關閉鈴聲和振動模式。開啟默認設置，隻會讓源源不斷的消息提醒向你湧來。将某些App的提醒功能限定于某一種設備，這種做法也是可取的，因為任何理由都不足以讓你的電話、平闆電腦、智能手表和桌面電腦來提醒你：你收到一封電子郵件、通知你最喜歡的服裝店在打折促銷。

      關閉鈴聲和振動模式，這個改變雖然簡單，但實際上會帶來深刻的變化：你瞬間就可以選擇何時被電話打擾，而不是讓你的電話來決定何時打擾你。就個人而言，我隻在用手機看時間的時候，才會快速浏覽新的短信和消息提醒。

      每個消息提醒都會讓你偏離正在做的事情，提醒你正在失去整個數字世界。消息提醒具有一定的欺騙性，因為每次看一眼雖然隻用了幾秒，但你會因此被吸入數字旋渦，輕易就會失去半個小時的注意力和時間。很多消息提醒都不值得付出這麼大的效能流失代價。

      不過，有些消息提醒的确值得付出100%的時間，比如電話。我每天隻查看一次電子郵件（我在後面會談到），但如果我在等待重要的郵件，通常就會開啟某一個發件人的提醒通知。這會花費一兩分鐘的時間，但我的專注度會得到極大的提升，很容易就把這點兒時間賺回來。我不再擔心，強迫症似的每隔幾分鐘就要查看收件箱。大多數電子郵件軟件還可以設置隻接收“VIP發件人”郵件提醒，讓你自己決定誰可以打擾你。 除了應對消息提醒，還可以設置允許App打擾你的時間段。我每天最喜歡做的一件例行事情，就是将智能手機和其他電子設備在前一天晚上8點到第二天早上8點設置為飛行模式。在這個時間段我的精力最差，更可能成為分心物的犧牲品。此外，也有研究表明，做完當天的事情到上床睡覺這段時間，我們一心多用的可能性最低。如果開啟飛行模式讓你覺得過于極端，可以在工作時考慮開啟免打擾模式。

      智能手機（和其他電子設備） 除了要管理電子設備冒出來的各種消息提醒，你還應該認真考慮使用這些電子設備的時間、地點和頻率。

      你的手機可能是讓你最興奮也最新奇的注意目标，你肯定會被它誘惑，尤其是你手頭的任務變得越來越令人畏懼或複雜的時候。随着時間的推移，我已經改變了自己與手機的關系——我不再将它視為整天必須揣進褲兜的電子設備，我開始把它當作一台強大的、更煩人的電腦。 除了蜂窩無線電技術，我們手機的部件與電腦完全是相同的。由于某種原因，也許是因為手機整天都帶給我們那麼多的刺激和興奮，我們才允許它們不斷地打擾我們，肯定比電腦更幹擾我們。不管是多麼锃亮的長方形設備，我們都不應該讓它擁有如此強大的力量。 一旦我将自己的智能手機當作更讓人分心的電腦，我就不再把它揣進褲兜，而是裝在筆記本電腦包裡。最重要的是，我一定要有充分的理由才會查看手機。這種态度的轉變，讓我能夠有目的地使用手機，而不是陷入自動模式。每次你無意識地拿起手機，你的注意力就會脫軌，而且沒有任何充分的理由。 下面這些策略，也可以阻止你的智能手機（和其他電子設備）控制你的生活。

      ·小心空隙時間。在食品超市排隊結賬、步行去咖啡館途中或上衛生間的時候，一定要抵制玩手機的沖動。要利用這些空隙時間考慮自己手頭的事情、恢複能量、思考工作和生活的替代路徑。在這些時刻，盲目地玩手機打發時間是不值得的——這樣做，隻會浪費日程安排中寶貴的間隙時間。

      ·交換手機。同好友或配偶一起吃飯或外出遊玩時，可以相互交換手機。如果你需要查閱資料、打電話或拍照，也有手機可以做這些事情——但這個手機不會讓你陷入私人的幹擾世界。

      ·有策略地使用飛行模式。在做某個重要任務或同某人一起喝咖啡時，可以開啟手機的飛行模式。既要共享高質量的相處時間，又不共享高質量的注意力，這是不可能的。相比于把手機放入衣兜，開啟飛行模式帶來的變化更大。因為把手機放入衣兜，你還是會想到有很多消息提醒和分心物在等着你。飛行模式可以完全杜絕消息提醒幹擾工作的可能性。你可以稍後根據自己的安排去處理這些提醒。

      ·再買一台“娛樂”電子設備。這聽上去可能有些愚蠢，不過，最近我買了一台iPad，但隻用于一個目的：作為娛樂設備。我的手機幾乎不保留任何社交媒體App（也沒有電子郵件App），我用iPad處理各種令人分心的事情。将這些任務交給iPad——放在另一個房間裡——我就可以更長時間、更深度地保持專注，哪怕我确實需要把智能手機留在身邊。為這一個目的購買一台平闆電腦，看上去是一筆不小的投資，但你赢回了注意力，因而是值得的。

      ·創建一個“無須動腦”文件夾。試試看，在你的手機或平闆電腦上創建一個“無須動腦”文件夾，然後裝入最讓你分心的那些App，包括将你拖入自動模式的App。這個文件夾的名字本身就可以提醒你：你要讓自己分心了。

      ·删減你的App。檢查你的手機，删除浪費你太多時間和注意力的那些App，包括社交媒體和新聞資訊App。這樣做，你會感到異常清爽，就像是給你的手機做了大掃除。然後，看看哪些App的功能和你其他設備上的程序是重複的。如果你的平闆電腦也可以收發電子郵件，手機就不用保留這個程序；如果你的筆記本電腦也可以查閱投資信息，就可以删掉手機上那些不斷翻看的投資類App。

      三十年來，越來越多的電子設備溜進了我們的生活。就我而言，十年前我買了第一台筆記本電腦。後來，我買了一部傻瓜手機，接着就是更讓人分心的智能手機。然後又是iPad和運動智能手表。我敢肯定，未來我還會購買更多的電子設備。 這表明，我們在一個陷阱裡越陷越深：不問問新電子設備有何價值，就将它帶入我們的生活。哈佛商學院教授克萊頓·克裡斯坦森（Clayton M. Christensen）找到了一種評估電子設備價值的有效方法：問問自己“雇用”電子設備來做什麼工作。我們購買的每一個産品都應該替我們工作——我們“雇用”紙巾來擤鼻涕、“雇用”優步（Uber）汽車來代步、“雇用”訂餐網（OpenTable）來預訂餐館座位、“雇用”婚戀網站尋找伴侶…… 我們“雇用”手機來做大量的工作，可能比我們擁有的其他任何産品所做的工作都要多。我們将手機用作鬧鐘、照相機、計時器、GPS導航、電子遊戲機、電子郵件和短信接收器、登機牌、音樂播放器、收音機、地鐵／公交卡、記事本、地圖，等等。難怪我們會将那麼多的時間花在手機上。

      随着我們擁有的電子設備日益增多，它們的工作可能會顯得多餘。我現在還保留着平闆電腦的唯一原因是我“雇用”它來娛樂。如果我需要的不是這種特殊服務，很可能就會“雇用”平闆電腦來做手機和電腦所做的那些工作——幫助我上網和使用社交媒體，那麼，它就完全是多餘的。

      正因如此，最近我摘掉了運動智能手表——剛開始時它很好玩兒，但我不知道“雇用”它來做什麼工作。前幾年，出于同樣的原因，我取消了訂閱有線電視服務；Netflix成為我選擇的新“雇員”，幫助我娛樂。 購買新的電子設備前，你要先問問自己：“雇用”它來做哪些現有設備不能做的工作？這樣看待電子設備，會迫使你思考自己真正需要它的原因，而更重要的是，可以讓你有目的地将電子設備帶入自己的生活。

      電子郵件 在知識經濟時代，電子郵件是我們每天都會面對的最大的一種分心物——通常，它也是我交談和輔導的那些人的最大痛點（緊随其後排在第二位的是會議）。

      控制電子郵件最好的一個策略是限制郵件消息提醒的接收數量，從而限制我們被打擾的頻率。64%的人都通過使用聲音或視覺信号來提醒自己有新郵件——如果你屬于這類人，那麼，你可能将過多的時間和注意力用于處理電子郵件。

      除了限制新郵件提醒，下面這10種戰術将幫助你更有目的地查看郵件，從根本上限制你用于郵件處理的時間和注意力。當然，這些也是我最喜歡的。其中的許多策略也适用于其他的郵件App，比如Slack。

      ·隻在你有時間、注意力和精力去處理可能到來的事情時，才去查看新郵件。這個簡單的辦法，可以讓你确保自己能夠真正地處理新郵件，不會因為被迫處理這些新郵件而焦慮不安。

      ·記錄自己查看郵件的頻率。從事知識型工作的人，平均每小時查看11次電子郵件——每天88次。一個人受到這麼多的幹擾，是很難完成任何重要工作的。研究還發現，員工用于查看郵件的時間，平均每天大約35分鐘——這意味着，電子郵件消耗的注意力，遠遠大于它消耗的時間。一旦你清楚自己查看新郵件的頻率，并且想到其幹擾帶來的巨大代價，你就應該考慮減少查看時間。

      ·提前決定什麼時候查看電子郵件。提前決定何時查看新郵件，對于減少打開郵箱的次數具有神奇的效果。70%的電子郵件都是在收到後6秒内被打開的，因此，關閉消息提醒可以幫助你更專心、更自主地工作。就個人而言，我每天隻在下午3點查看一次電子郵件，而且通過“自動回複”功能将這一點告知發件人。如果這個頻率對你的工作不太現實，那就找出一個适宜的查看次數——隻要在工作日少于88次，你就會比大多數人做得更好。将這些時間段納入你的日程安排，設置好自動回複，既可以讓你感到輕松自在，也可以維持可信賴的社交形象。如果你仍然覺得電子郵件的誘惑力太大，那就開啟屏蔽程序，切斷自己的退路。工作時，有84%的人都在後台開啟電子郵件客戶端，如果你關閉它，就會幫助你的專注力超越“40秒”這個節點。

      ·專注地回複電子郵件。如果你的工作環境要求你及時地回複電子郵件，那麼你回複時就要保持高度專注。定時20分鐘，在此期間，盡可能多地處理電子郵件。即使你收到的郵件非常多，專注在20分鐘的時間裡處理收件箱，盡量整點後開始處理，這樣你也可以很快抽身出來，在其餘的時間裡完成有意義的工作。而且，發件人最多需要等候40～60分鐘就能收到回複。

      ·限制接觸點。這是最重要的效能戰術之一，隻需10秒就能做到：删除手機上的電子郵件App。我隻在電腦和娛樂設備上保留電子郵件App。

      ·保留非電子化的待辦事項清單。電子郵件App是保留待辦事項最糟糕的地方——它會讓我們分心、給人壓力，而且會不斷地冒出新東西，因而很難優化任務次序、明白什麼才是真正重要的任務。任務清單——隻需記下當天必須做的事情，最好把其中的3個“每日目标”置于清單的頂端——更為簡單，也更加強大。隻需再做一步——将可執行電子郵件移至單獨的清單，就可以減輕你的壓力，讓你更好地管理手頭的任務。

      ·注冊兩個電子郵件賬戶。我有兩個電子郵箱：一個是面向公衆的，另一個是私人郵箱，隻限于聯系最緊密的同事。我每天隻查看一次公衆郵箱，而另一個郵箱每天會進行幾次批量檢查。在某些情況下，這個策略值得采用。

      ·放一個“電子郵件假”。如果你準備長時間處理某個重要任務，可以設置自動回複，在信息裡說明你要放一兩天“電子郵件假”，并且仍然在上班，有急事可以給你打電話或面談。人們會比你所認為的更理解這個策略是什麼意思。

      ·采用“五個句子”法則。為了節省你自己的時間，也為了尊重收件人的時間，每封郵件的長度不要超過五個句子，并在郵件簽名處附上你這樣做的原因。如果你覺得某封郵件必須寫得更長，可以打電話溝通。這樣做，可以讓你避免陷入不必要的、冗長的郵件溝通。

      ·不要急于回複重要郵件。并不是所有郵件都需要立即回複——特别是你發現自己帶着情緒起草回複内容時，更是如此。有些郵件你最終的決定可能是根本不用回複。對于重要郵件、頻繁往複的郵件或者需要多想想的郵件，你要給自己一點兒時間再回複——要“胡思亂想”，讓新的、更好的、更有創意的想法浮現出來。 不管如何應對，電子郵件都是我們最有壓力的工作内容之一。有一項研究是讓參與者完全遠離電子郵件，結果發現：隻過了一個星期，他們的壓力水平明顯降低，心律失常有了好轉。這些參與者更經常地與人互動，花在任務上的時間更長，“一心多用”減少，專注度大大提高。沒有了電子郵件，他們的工作節奏更慢、更有目的性。該研究結束時，參與者都描述說，這是一段自由的、平靜的和令人耳目一新的體驗。要完全擺脫電子郵件是不可能的，不過，你可以試試上面這個戰術，通過試驗找到對自己最有效的方法。 會議 會議是緊随電子郵件之後的，我們整天都會面對的最大分心物之一。它也會過度消耗我們的時間。最近有一項研究發現，知識型員工每天的工作時間裡，平均37%都用于會議——這意味着，如果你每天上班8個小時，用于開會的時間就有3個小時。

      會議的代價是非常高昂的——哪怕是一小群人在會議室開會1個小時，就可能失去一整天的工作價值，這還沒有算上每個人對會議内容不斷切換注意力的時間。這樣的會議本身并沒有任何問題，不過，毫無意義的會議已經成為現代職場效能下降的最大原因之一。

      下面是我最喜歡的4種方法，可以減少參加會議的數量，對于不得不參加的會議，也可以提升效能：

      ·絕不參加沒有議程的會議——絕不。沒有議程的會議，就是沒有目标的會議。不管什麼時候，隻要我被邀請參加沒有議程的會議，不管是誰主辦的，我都會詢問會議的目标是什麼。通常，會議的組織者都知道，隻需幾封電子郵件或幾通電話，就可以說明會議的目标。沒有議程的會議，都要拒絕參加，因為你的時間太寶貴了。

      ·質疑日程安排中所有的例行會議。我們往往不會質疑例行會議是否有價值。仔細篩選今後一兩個月的日程安排，看看哪些例行會議是真正值得你付出時間和注意力的。有些例會可能比看上去更有價值，尤其是可以加深你對自己團隊所做工作的聯系和了解的例會，但很多例會都沒有價值。有些例會可能很難脫身，不過，花幾分鐘找個得體的借口離開，可以節省你接下來幾個小時的時間。

      ·質疑與會者名單。受邀的每個人都必須出席會議嗎？答案通常是否定的。如果你是經理或團隊領導，或者想為某個人節省時間，可以告訴那些不必出席的與會者：歡迎他們與會，但如果他們有其他重要的事情要做，可以自由選擇是否與會。

      ·開會時保持高度專注。會議消耗的時間，如果超過你消耗的注意力和精力，就說明它沒有太大的吸引力。不過，既然你認為某個會議值得參加，或者你無法擺脫，那就享受它吧！把你的手機和電腦抛在腦後，專注地聽大家發言，盡你所能發表意見，可能的時候幫助推動會議進程，這樣大家都可以早點兒離開。這樣做，你還是可以從會議中獲得很多價值的。

      你采取的那些效能策略，事後想來，有些是顯而易見的，上面這些建議，我認為均屬于這一類——每條建議都是常識。然而，所有讨論效能的書籍帶來的最大益處（雖然有所偏頗）是讓你退後一步，看看有何不同的工作方法。常言說得好，常識并不總是人人照做。

      互聯網

      本節讨論的好幾種分心物，都有某種共同之處：它們都源于互聯網。雖然互聯網是一個強大的工具，但它會讓我們分心、受到幹擾，讓我們在大量時間裡都處于自動模式。我們工作時會走神，同樣，我們上網時通常也是處于“白日夢模式”，毫無目的地切換網站和App。 雖然減少分心物、營造免幹擾模式有助于增強工作的目标性，但你還應該再向前跨出一步，徹底斷開互聯網。這樣做，不隻是對工作有好處。在家裡，斷網12個小時，你會感到清爽。出差在外時，不連接公共汽車或飛機上的互聯網，你會感受到從未有過的高效能和精力充沛。你一半的上網時間都是在拖延——上網會帶來益處，但所有事情都要花更長的時間才能完成，這根本就不值得。

      不要光聽信我說的話，試一試，這個星期天就徹底斷網24小時，同時鼓勵家人也這樣做。下次出差時，不要連接飛機上的互聯網，而是處理某個不需要互聯網、重要但不緊急的任務。事後反思一下：你感覺自己的精力恢複了多少？你能夠完成多少事情？如果你跟我一樣，肯定也會受到激勵，今後也會限制互聯網連接。

      心得體會——

      沒有幹擾是不可能的，進入少幹擾工作模式是我們不錯的選擇。但是做到這一點，需要有排除幹擾的辦法和意志力。必須明确，排除更多的幹擾，才能有更多的收獲。