物業人事行政專員工作職責說明書

一、前言

物業人事行政專員在物業管理公司中扮演着至關重要的角色，是連接公司各部門與員工之間的橋梁，其工作涵蓋了人事管理與行政管理兩大重要領域，通過對人力資源的有效整合與行政事務的高效處理，為物業管理公司的正常運營與持續發展提供堅實的保障。

二、人事管理職責

（一）招聘與配置

1. 根據公司的戰略規劃與業務發展需求，協同各部門制定詳細且精準的人員招聘計劃，明确各崗位的職責要求、任職資格以及招聘人數等關鍵要素，确保招聘計劃與公司的實際運營需求高度契合。

2. 運用多樣化的招聘渠道廣泛發布招聘信息，如常見的招聘網站、專業的人才市場、校園招聘活動以及内部員工推薦機制等，積極拓展人才來源，吸引優質的物業管理專業人才及相關支持崗位人才應聘。

3. 嚴謹細緻地篩選簡曆，通過電話溝通、在線測試、現場面試等多環節深入考察候選人的專業知識、技能水平、工作經驗、職業素養以及團隊協作能力等，精準識别出符合崗位要求且具備發展潛力的候選人。

4. 組織高效有序的面試流程，協調用人部門與相關領導參與面試評估，确保招聘過程的公正性、客觀性與專業性。

5. 完成新員工的入職手續辦理，包括但不限于勞動合同的簽訂、入職資料的收集與整理、公司規章制度與企業文化的培訓介紹等，幫助新員工順利融入公司環境，開啟工作之旅。

（二）培訓與開發

1. 深入調研公司各部門員工的培訓需求，結合崗位技能要求與員工個人職業發展規劃，量身定制全面且系統的年度培訓計劃，涵蓋物業管理法規政策培訓、客戶服務技巧培訓、設施設備維護培訓、安全管理培訓等核心業務領域以及通用的職業素養提升課程。

2. 積極組織開展各類培訓活動，采用多元化的培訓方式，如内部專家講座、外部專業培訓師授課、在線學習平台課程學習、實地案例分析與模拟演練等，确保培訓内容的有效傳遞與吸收，切實提升員工的專業技能與綜合素質。

3. 建立完善的培訓效果評估機制，通過課堂表現觀察、課後作業考核、實際工作應用評估以及員工滿意度調查等多維度手段，全面衡量培訓課程的質量與效果，及時總結經驗教訓，針對性地優化改進後續培訓方案，持續提升培訓工作的價值與影響力。

（三）績效管理

1. 依據公司的整體戰略目标與各部門的工作任務，科學合理地制定個性化的績效考核指标體系，确保指标明确、可量化、可操作且與員工的工作職責緊密相關，能夠真實反映員工的工作業績與貢獻程度。

2. 定期組織實施績效考核工作，按照既定的考核周期（如月度、季度、年度）嚴格執行考核流程，通過員工自評、上級評價、同事互評等多主體評價方式，全面收集考核數據與信息，确保考核結果的客觀公正。

3. 深入分析績效考核結果，及時與員工進行一對一的績效反饋面談，肯定員工的工作成績與亮點，同時誠懇指出存在的問題與不足，共同制定切實可行的績效改進計劃與個人發展目标，激勵員工不斷提升工作績效，實現個人與公司的協同發展。

（四）薪酬福利管理

1. 密切關注同行業薪酬福利市場動态，定期開展薪酬調研分析，收集整理相關數據信息，為公司的薪酬福利體系優化提供有力依據，确保公司的薪酬水平在市場競争中具有一定的吸引力與競争力，能夠有效吸引與留住優秀人才。

2. 協同财務部門準确核算員工的工資、獎金、津貼等薪酬待遇，嚴格按照公司的薪酬制度與績效考核結果進行薪酬發放，确保薪酬計算的準确性與發放的及時性，避免出現錯發、漏發等問題。

3. 精心策劃與管理員工的福利體系，包括法定福利（如五險一金）的按時足額繳納、補充商業保險的選擇與購買、帶薪年假與病假的管理、節日福利與員工關懷活動的組織實施等，全方位提升員工的福利待遇與滿意度，增強員工的歸屬感與忠誠度。

（五）員工關系管理

1. 積極構建和諧穩定的員工關系，關注員工的工作狀态與心理健康，及時發現并解決員工之間的矛盾糾紛與工作壓力問題，通過組織團隊建設活動、員工溝通座談會、心理輔導講座等多種形式，增強員工之間的溝通交流與團隊凝聚力。

2. 妥善處理員工的離職事宜，按照公司的離職管理規定規範辦理離職手續，包括離職面談、工作交接安排、離職證明開具等，深入了解員工離職的真實原因與潛在訴求，為公司的管理改進提供有價值的參考依據，同時維護公司良好的形象與聲譽。

三、行政管理職責

（一）制度建設與流程優化

1. 負責公司行政管理制度的制定與完善工作，涵蓋辦公環境管理、辦公用品采購與管理、文件檔案管理、會議管理、車輛管理、印章管理等多個方面，确保行政工作有章可循、規範有序。

2. 定期對行政管理制度與業務流程進行全面梳理與評估，結合公司的發展變化與實際執行情況，及時發現存在的問題與不足之處，提出切實可行的優化改進方案并組織實施，不斷提高行政工作的效率與質量。

（二）資産管理

1. 對公司的固定資産（如辦公桌椅、電腦設備、通訊器材、辦公車輛等）與低值易耗品進行全面登記造冊，建立詳細的資産台賬，明确資産的名稱、型号、購置時間、使用部門、責任人等關鍵信息，實現資産的信息化管理與動态跟蹤。

2. 嚴格執行資産采購審批流程，根據公司的實際需求與預算安排，合理制定資産采購計劃，規範采購行為，确保資産采購的合法性、合規性與性價比最優。

3. 定期組織開展資産清查盤點工作，與财務部門協同核對資産賬目，及時發現資産的盤盈、盤虧、損壞、丢失等異常情況，查明原因并按照相關規定進行處理，确保公司資産的安全完整與有效利用。

（三）辦公環境與後勤保障

1. 負責公司辦公環境的規劃與管理工作，包括辦公場地的選址與租賃、辦公區域的布局設計、裝修裝飾工程的監督實施等，營造舒适、整潔、安全的辦公環境，提升員工的工作體驗與滿意度。

2. 全面統籌公司的後勤保障工作，如辦公用品與設備的采購供應、辦公設施的維護維修、員工餐飲與福利設施的管理、環境衛生與綠植養護管理等，确保公司的日常運營後勤無憂。

（四）會議與活動組織

1. 負責公司各類會議的組織籌備工作，包括會議主題的确定、會議議程的安排、會議資料的準備、參會人員的通知與協調等，确保會議的順利召開與高效進行。

2. 做好會議記錄與紀要整理工作，及時準确地傳達會議精神與決策事項，跟蹤監督會議決議的執行情況，确保公司的各項工作部署得到有效落實。

3. 策劃組織公司的各類文化活動、團建活動、慶典活動等，豐富員工的業餘生活，增強員工的歸屬感與團隊凝聚力，提升公司的企業文化建設水平。

（五）文件與檔案管理

1. 建立健全公司的文件檔案管理制度，規範文件的起草、審核、簽發、歸檔、借閱、銷毀等全流程管理，确保文件檔案的完整性、準确性、安全性與保密性。

2. 對公司的各類文件檔案（如合同協議、财務報表、人事檔案、業務文檔等）進行科學分類與妥善保管，采用先進的檔案管理技術與工具，方便文件檔案的檢索查詢與利用，為公司的經營管理決策提供有力的信息支持。

（六）溝通協調與對外聯絡

1. 作為公司内部溝通協調的重要樞紐，積極加強與各部門之間的信息交流與工作協作，及時傳達公司領導的指示精神與工作要求，反饋各部門的工作進展與問題困難，促進公司内部的高效協同運作。

2. 負責公司的對外聯絡與公關工作，與政府相關部門（如房地産管理局、工商局、稅務局、社區居委會等）、合作夥伴（如供應商、服務商、業主委員會等）、行業協會及其他相關單位保持良好的溝通關系，維護公司的外部形象與社會聲譽，為公司的業務發展創造有利的外部環境。

四、結語

物業人事行政專員的工作範疇廣泛且繁雜，需要具備高度的責任心、專業的知識技能、出色的組織協調能力與良好的溝通應變能力。在實際工作中，要始終秉持服務意識與全局觀念，以嚴謹務實的工作态度與高效創新的工作方法，紮實推進人事管理與行政管理各項工作任務，為物業管理公司打造一支高素質的人才隊伍，營造良好的運營管理環境，助力公司實現戰略目标與可持續發展。

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