【每周讀本書】《項目管理超圖解：快速提升團隊行動力的8個關鍵》

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【基本介紹】

《項目管理超圖解：快速提升團隊行動力的8個關鍵》，作者甘争光，人民郵電出版社2024年4月，3.2萬字。

作者在對12年項目管理工作經驗進行總結的基礎上，原創性地提出了項目管理的 Action35模型，認為在項目管理實戰中，提高任務準時、高品質交付概率的秘訣在于本書所講的3個元素與5個保障，它們分别是定義事件、明确人員、約定時間、價值牽引、雙向保障、機制推送、規則推進、階段複盤。圍繞以上8個關鍵，作者通過“問題場景--問題剖析--解決場景--解決方案”四個步驟，用232幅多格漫畫，對58個高頻問題及其解決逐一做了解讀。

【撷取摘要】

1.

定義事件：

（1）明确事件索引：将任務産生時間明确到日；标明任務父級并找準任務子級；寫明任務産生人，明确任務是誰讓做的，這會直接影響執行人對任務的重要程度。

（2）定義事件主幹：一是清晰的事件表述。應言簡意赅，一句話講清，明确好任務核心内容及主訴求。二是事件主幹中寫清任務完成結果要反饋給哪個訴求人。三是同步到任務同步人。不一定要告知其完成結果，隻告知其任務已完成即可。四是任務完成時間精确。要精确到小時，并與訴求方和執行方達成一緻意見。

（3）鎖定事件人員：明确執行角色，包括執行人和參與人；執行人隻有一個，對任務的結果負責；弱化參與人角色。任務粒度盡量小，降低參與人出現的概率。

（4）規範事件原則：一是任務清晰明确。所有的受衆和觸達者都可以看懂看明白，任務的相關方都認可這個任務。二是任務單點獨立。每一個事件看作一個點，是可以被執行人單獨完成的事，是可以有效落地和被合理檢查的事。三是任務有價值。完成後可幫助實現項目目标，有正向促進作用。四是任務可實現。能力支撐和時間限定是判斷一個任務能否實現的兩個基本因子。

2.

明确人員：

（1）訴求人：提出訴求時要評估任務産生的合理性和完成的可能性；收到完成反饋時要檢驗訴求結果。

（2）同步人：與訴求人、産生人有可能是同一個人；要明确同步人及信息同步的方式；要及時同步進展，包括啟動和完成，做好信息閉環，做好同步備案。

（3）産生人：每一個任務都需要有一個明确、唯一的産生人；要降低産生人直接對接執行人的概率，建議團隊配置中間推進人角色，由推進人統一進行推進、信息過濾、信息反饋等工作，降低執行人被打擾頻次。

（4）執行人：要明确指派原則，任務隻指派給參會的人，以便現場确認、 減少信息差；要确認執行主體，保證其唯一負責性，并确認其願意承接；要做好任務估算。對完成任務需要的能力及時間做出合理可接受的評估；要提升執行能力，包括任務拆分和全面計劃能力，做到任務有章法 、可視化推進，及時反饋任務的進展與可能的風險；要落實執行結果 。首先以在線回複的方式反饋給訴求人，雙方确認後，再告知同步人任務完成。

（5）記錄人：要提升概述能力，可從一段表述中抽象出一句話，精準概括并表述出任務要點；要做好多方确認，要和訴求人确認自己理解和記錄是否準确，和執行人确認任務内容是否理解、完成時間是否可接受。

（6）推送人：多數情況下記錄人、推送人、推進人三角色合一；除執行人外，任務信息也要同步推送給參與人、産生人、同步人。

（7）推進人：任務也要明确唯一的推進負責人；推進人要反饋進展詳情，階段性反饋全量任務的進展情況包括整體進度、完成百分比、逾期情況及原因分析。

（8）參與人：堅定任務粒度最小、單 人可獨立完成的原則；建議單個任務不超過一個參與人；要避免責任均攤，參與人隻在過程中輔助任務執行，不承擔任務執行結果好壞的責任。

3.

約定時間：

（1）産生時間：項目任務建議明确到日。

（2）自動提醒時間：明确提醒工具，對于項目大批量任務，推薦使用自動化工具進行提醒，以提高提醒的觸達廣度和及時率；定義提醒場景，通用的可以設置在任務完成前1-6小時；設定提醒頻次，單個任務不建議超過3次，2次為佳，一次提醒開始，一次提醒即将完成；關注提醒體驗感。

（3）人工提醒時間：建議多做有情感的互動，持續優化提醒方式。

（4）完成時間：建議完成時間明确到小時，避免“下班前完成”這樣的模糊時間。

4.

價值牽引：

（1）價值牽引保障任務方向正确：目标是方向 ，先保障有目标，且目标要清晰，包括項目團隊目标，以及每個人設定的階段性目标。

（2）價值牽引保障任務來源明确：明确并限定項目團隊可以認領的任務來源；區分管理入口，項目任務類、會議相關的風險變更類、客戶反饋相關的工單類單獨分類存放，給不同人開通不同的管理入口；做好價值衡量，對任務進行優先級标識并明确工作量；區别跟蹤推進，優先推進高價值、高優先級的任務。

（3）價值牽引保障任務資源到位：預估資源，評估投入産出比；提前鎖定資源 ，防止資源在使用中被抽調走；保障資源及時到位；在任務完成後，要及時釋放資源，提高資源的周轉使用率。

（4）價值牽引保障任務打法務實：一是對齊。包括對任務的認知理解對齊、對任務執行結果對齊等。二是同步。包括同步進展信息、資源信息等。三是收口。由項目團隊的全局推進人統管項目的所有任務收口。四是擊穿。徹底解決某個痛點，從而百分之百地實現項目目标。

（5）價值牽引保障任務進度可靠：将任務價值标簽化；搭建任務執行進展榜。以榜單驅動任務交付。

（6）價值牽引保障任務質量可控：設定風險預案；可前置驗收标準，進行多輪測試，引入最終用戶驗收環節，多渠道保障交付品質。

5.

雙向保障：

（1）價值觀保障。①信任：相信隊友的能力、承諾及執行結果；相信團隊的力量、多角色存在的合理性、專業能力及互相支持的品質；提高自我的誠信度，做值得被信任的人。②承諾：有主動承接任務的勇氣，并以能力輔之；  承諾靠譜，說到做到。③責任心：有主人翁意識，不拿自己當外人；主動探知并盡早抛出風險；及時上報并與團隊共擔風險；對交付結果負責。

（2）行動五力保障。①目标力：一是提升目标設定能力，目标設定與自身能力相匹配。二是提升目标概述能力，包括概括與表達能力。三是提升目标取舍判斷能力，避免無效行動，降低試錯成本。②計劃力：提升任務拆分能力、邏輯梳理能力、估算能力、全面計劃能力。③執行力：提升時間管理能力，包括效率和效能管理；提升意志力。激情加堅韌；提升協作能力；提升自我激勵能力，學會自我肯定，在情緒低落時能自我調節。④公開力：包括任務公開、目标公開、進度公開、結果公開。⑤叠代力：學會轉換思維方式、持續拓展新技能。

6.

機制推送：包括推送前瞻之任務格式化、三方确認，推送時機、推送範圍、推送方式等

（1）推送前瞻之任務格式化。包括書寫格式化、推送格式化、完成格式化三部分；任務的記錄、推送要使用在線項目管理軟件；與訴求人确認完成結果後，才可單擊“完成”按鈕。

（2）任務推送要抄送訴求人，讓他感知任務的推進情況；禁止任務未經過濾進行全員推送、對非任務幹系人造成困擾。

（3）建議改記錄式推送方式為互動式推送方式；建議使用辦公軟件或是輔助的在線項目管理軟件進行任務推送與跟進。

7.

規則推進：

明确推進主體、拉強推進軟實力、借力在線項目管理軟件、及時推進助力消除等待時間的浪費、落地推進結果之品質保障、落地推進結果之問答收錄。

8.

階段複盤：

複盤的關鍵在于保持一種成長思維，複盤的本質是為了找到目标與現實之間的差距，發現問題并優化改進。複盤可幫我們改進協作流程 、沉澱經驗、提升能力。

以第N次産生的任務為例，建議在第N+1次會議會前10分鐘進行複盤。複盤時直接對着任務清單看結果，杜絕特意準備PPT。

複盤重點步驟：明确複盤内容，重溫原始目标，正視任務現狀、量化目标差距、探尋補齊方案、落實改進行為。

【寫在最後】

閱讀此書，有三個小感受：

一是任務拆分。細化任務拆分顆粒度。重視任務拆分，養成拆分任務的習慣，“每一個被拆分的小任務不建議大于1人日”，任務越小越容易明确到人，确定性更高，落地達成的概率更大。

二是形成閉環。任務有部署、有确認、有推進、有同步、有反饋、有複盤。比如，任務推送要抄送訴求人，讓他感知任務的推進情況；在任務完成時間截止前，不僅要把任務做完，還要把完成結果在線回複給訴求人，雙方确認任務完成結果後，還要告知同步人任務完成。

三是信息共享。對項目大群内回複的結果，請人每天進行整理歸類，記錄到問答系統中，形成在線問答知識庫，定期同步收錄的問答。讓項目成員知道去哪裡查問題和解決方案，提高問答知識庫的訪問量和使用度。